アポスティーユとは
アポスティーユとは、日本で発行された公文書に対して外務省が証明したという付せんを付けるものです。
外国側からみた場合、公文書が日本国内で発行された真正なものかどうかはわかりませんので、外国の機関に日本の公文書を提出する際には、その外国の機関から「アポスティーユを付けてください」と要求されることがあります。
外務省は内容が正しいかどうか判断しているわけではなく、公印が本物であることを証明しているに過ぎません。これは、これから説明する私文書へのアポスティーユの付与の話と関係してきます。
卒業証明書、成績証明書は公文書か私文書か
外務省がアポスティーユを付与してくれるのは公文書だけです。では卒業証明書、成績証明書は公文書か私文書か。
公立学校の卒業証明書、成績証明書
公立高等学校・中学校・小学校などの卒業証明書、成績証明書は公文書です。「○○高等学校校長」公印が入ったものが必要です。
私立の大学、専門学校、各種学校、高校、中学、小学校の卒業証明書、成績証明書
私立の大学、専門学校、各種学校、高校、中学、小学校の卒業証明書、成績証明書はすべて私文書です。
国立大学、公立大学の卒業証明書、成績証明書
それでは国立大学や公立大学はどうでしょうか。公立高校などの卒業証明書等が公文書なら、国立大学などの卒業証明書等も公文書と思われそうです。
実は20年くらい前に卒業した人の卒業証明書、成績証明書は公文書となりますが、最近卒業した人の卒業証明書、成績証明書は私文書です。これは国公立大学の法人化による影響で、国や自治体から独立した法人として出されるものであることからこのような扱いとなります。
留学の際に必要になる卒業証明書、成績証明書へのアポスティーユ
留学の際に、卒業証明書等を提出する場合はアポスティーユの付与を義務付けられることがほとんどです。
これまで説明したように、外務省がアポスティーユを受け付けるのは公文書だけです。では私文書扱いの卒業証明書や成績証明書にアポスティーユを付与するためにはどうすれば良いのでしょうか。
これには3つのステップがあります。
公証人というのは、実は公務員のようで公務員ではないという微妙な立ち位置です。そのため、公証人の職印に対して、外務省が直接、公印として証明することは出来ません。そのため、地方法務局長が、その公証人の職印が本物であるという証明を公印で以って行います。
外務省が私文書である卒業証明書などに対してアポスティーユ証明を行っているのは、回り回って地方法務局長の公印に対して証明を行っているという理屈になります。
これが私文書にアポスティーユを付与するためのステップとなります。
アポスティーユが必要だと言われたらぜひご依頼ください。
