宅建業者が業務で作成、使用した書類の保存期間

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宅建業者が業務で作成、使用した書類の保存期間は5年？

宅地建物取引業法施行規則第18条3項

宅地建物取引業者は、業務に関する帳簿を各事業年度の末日をもって閉鎖するものとし、閉鎖後5年間（宅地建物取引業者が自ら売主となる新築住宅に係るものにあつては、10年間）当該帳簿を保存しなければならない。

一般的に取引台帳と言われている「帳簿」の備付けは、宅建業法施行規則により5年間の保存義務があり、宅建業者が売主となる新築住宅についての帳簿は10年の保存義務があります。これは品確法による売主の瑕疵担保責任期間（10年）に関係するものです。

宅建業法の帳簿とは何か

宅建業法の帳簿は次の内容を記録したものです。

No.項目説明
1取引の種類売買、交換、貸借の別
2相手方の情報売買、交換、貸借の相手方、代理を依頼した者、または媒介に係る売買、交換、貸借の各当事者およびこれらの者の代理人の氏名および住所
3関与した業者の情報取引に関与した他の宅地建物取引業者の商号または名称（個人の場合は氏名）
4宅地の概況現況地目、位置、形状、その他当該宅地の概況
5建物の概況構造上の種別、用途、その他当該建物の概況
6売買金額等売買金額、交換物件の品目および交換差金または賃料
7報酬の額報酬の額
8新築住宅に関する事項売主が新築住宅の場合の情報（詳細は以下の8-1〜8-4）
　8-1引渡し年月日新築住宅の引渡し年月日
　8-2床面積新築住宅の床面積
　8-3瑕疵担保責任販売瑕疵担保責任の負担割合およびその合計に対する割合
8-4保険契約情報住宅瑕疵担保責任保険法人の名称、保険契約の詳細
9特約その他取引に関する特約その他参考となる事項

帳簿の保存は、必ずしも紙でなくてもよく、パソコン等のファイルに記録し、必要に応じてその事務所で保存した帳簿をプリンター等で紙面に印刷できる状態があれば帳簿として認められます。

では5年経過すれば破棄しても良いのでしょうか。

法律の通りだとすれば5年で破棄しても良いのですが、宅建業者が扱う様々な書類にはそれぞれ保存期間があり、それらを個別に管理するのは難しいと思います。

一番長い保存期間に合わせて処分サイクルを決めているパターンは多いでしょう。

5年宅建業者の業務に関する帳簿
7年犯罪収益移転防止法による「確認記録」
契約書・領収書等の税法に係る書類
10年宅建業者が自ら売主となる新築住宅の取引についての帳簿
会計帳簿と会社の事業に関する重要な資料

会社法によると、株式会社が作成した事業に関する重要な資料は10年間の保存義務があります。重要な書類とは何かという部分は解釈が入りますので、契約書類は含まれると考え、会社で宅建業者を営んでいる方は少なくとも全ての書類を10年は処分しない方が良いと思います。

また、宅建業者の場合は、20年以上前に販売した物件に関し、リフォームの相談や、売却するときに販売時の資料がほしい旨の質問が多いため出来るだけ長く保管した方が良いと思います。場所の問題もありますが、最近は記録媒体の容量の格段に増えていますので、デジタル記録として保管するのも良いと思います。

まとめ

宅建業者は不動産という使用期間の長いものを販売してため、業務に関連する書類は出来るだけ長く保管した方が良いです。また、デジタル記録の活用は、書類整理や検索性に優れ、今から取り組んだ方が良い事だと思います。

先延ばしにすればするほど腰が重くなりますのでお早めに！

書類整理についても相談に乗れますのでお気軽にお声がけください！